Soap & Balsam SB Tietosuojaseloste

Soap & Balsam kerää ja käyttää asiakastietoja tilausten toimittamiseen ja laskutukseen, asiakasviestintään ja myynnin edistämiseen. Soap & Balsam kysyy asiakastiedon keruun yhteydessä luvan käyttää asiakkaan tietoja tuotteidensa markkinoinnissa. Soap & Balsam ei luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille muutoin kuin henkilön suostumuksella, Soap & Balsamin tuotteiden markkinointiin ja viestintään tai lakiin perustuvan oikeuden tai velvollisuuden nojalla (esim. kirjanpito).

Soap & Balsamin asiakasrekisteriä pitää:

  • Soap & Balsam SB: Y-tunnus: 2493347-0
  • Kirsi Mäkinen
  • Sädekuja 1, 00750 HELSINKI
  • info@soapbalsam.fi

Asiakasrekisterin tietojen käyttötarkoitus ja perusteet:

Soap & Balsam ylläpitää asiakassuhteeseen liittyvää asiakasrekisteriä. Asiakasrekisterin käyttötarkoitus liittyy tilattujen tuotteiden toimittamiseen ja sikäli kun henkilö on antanut suostumuksensa tietojensa käyttämisen markkinointiin, käyttää Soap & Balsam tietoja omien tuotteidensa myynnin edistämiseen ja tiedottamiseen.

Asiakassuhde Soap & Balsamiin syntyy tuotteen tilauksesta, tiedustelusta tai tarjouspyynnöstä. Myös, jos henkilö, osallistuessaan yrityksen järjestämään kilpailuun, antaa suostumuksensa henkilötietojensa käyttämisestä yrityksen tuotteiden markkinoinnissa, suostuu henkilö siihen, että hänen henkilötietonsa lisätään yrityksen asiakasrekisteriin siltä osin, kun hän on henkilötietoja ilmoittanut.

Asiakastietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti yrityksen ja yrityksen tuotteita myyvien jälleen myyjien myyntiin ja myynnin edistämiseen ja myynnin analysointiin, asiakassuhteen ylläpitoon ja tuotekehittelyyn. Lisäksi asiakastietoja käytetään asiakassuhteeseen liittyvään tiedottamiseen, kyselihin ja tarjouspyyntöihin vastaamiseen, tilausten toimittamiseen, laskutukseen ja muihin lainmukaisiin asiakassuhteeseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen. Laskutustietoja käsittelee kirjanpitotoimisto, johon Soap & Balsamilla on asiakassuhde yrityksen kirjanpidosta. Kirjanpitotoimisto vastaa siitä, ettei yrityksen tietoja luovuteta kolmansille osapuolille, ellei kyseessä ole lakiin perustuva velvoittava syy. Kirjanpitotoimisto on velvollinen hävittämään kaiken aineiston, kun niitä ei enää tarvita kirjanpitolain tai muun lainsäädännön perusteella.

Asiakasrekisterissä ylläpidetään ainoastaan edellä mainittuihin tarkoituksiin perustuvia tarpeellisia tietoja.

Asiakasrekisterin tiedot kerätään asiakkailta itseltään.

Asiakasrekisterissä ylläpidettävät tiedot:

  • Asiakkaan nimi *
  • Asiakkaan ilmoittama kotiosoite *
  • Asiakkaan ilmoittama sähköpostiosoite *
  • Asiakkaan ilmoittama puhelinnumero *
  • Asiakkaan suostumus henkilötietojensa käyttämisestä yrityksen markkinointiin *
  • Asiakkaan ilmoittamat laskutustiedot
  • Tilaushistoria, kyselyt ja tarjouspyynnöt
  • Reklamaatiot ja reklamaatioihin liittyvä viestinvaihto
  • Asiakasnumero
  • Sosioekonomiset taustatiedot, ikä
  • Yritys ei tallenna tai ylläpidä asiakkaiden henkilötunnuksia asiakasrekisterissä.
  • Lisäksi, yritysasiakkaiden yhteyshenkilöistä tallennetaan vastaavat tiedot jälleenmyyjien tilaustarjous-laskutus -rekisteriin.

(* verkkopalveluun rekisteröityjän pakolliset tiedot)

Tämän lisäksi, yritys käyttää kohdennetussa markkinoinnissa kolmansia osapuolia, (esim. Facebook). Tällä tavoin toteutetun markkinoinnin kohderyhmätietoja ei luovuteta Soap & Balsamille. Asiakassuhteen syntyminen tällaisen markkinointikampanjan yhteydessä perustuu asiakkaan aktiiviseen tahdonilmaisuun (tilaus, yhteydenotto, kilpailuun osallistuminen, tms.).

Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta, osa tiedoista saattaa fyysisesti sijaita ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistoilla, joista niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla.

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista.

Kaikissa tilanteissa tietojen luovutuksen ja siirtämisen edellytyksenä on, että tietoja saavat ja käsittelevät yritykset, viranomaiset ja järjestöt ovat solmineet sopimuksen Soap & Balsamin kanssa. Soap & Balsam varmistaa tietojen lainmukaisen käsittelyn. Siirrettäessä tietoja EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle eikä kyseessä ole EU-komission arvioinnin mukaan riittävän tietosuojan tason maa, henkilötietojenturvaaminen tapahtuu EU-komission hyväksymiä mallisopimuksia käyttämällä.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Soap & Balsam säilyttää tiedot tietokannoissa, jota on suojattu palomuureilla ja salasanoilla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain yrityksen edustajat. Kaikki, jotka käsittelevät yrityksen asiakasrekisteriä, ovat salassapitovelvollisuuden piirissä.

Kaikki asiakastiedot, kirjanpito- ja laskutustietoja lukuun ottamatta säilytetään sähköisessä muodossa.

Soap & Balsam ei ylläpidä erillisiä paperiarkistoja asiakastiedoista.

Asiakastietojen poistaminen ja asiakastiedon säilytysaika

Asiakas voi poistaa asiakastietonsa yrityksen asiakasrekisteristä poistamalla asiakastilinsä yrityksen verkkosivuilla www.soapbalsam.fi (verkkopalveluun rekisteröityneet asiakkaat) tai esittämällä pyynnön asiakastietojen poistamisesta sähköpostitse (info@soapbalsam.fi ), tekstiviestillä (044 559 7000) tai kirjeitse (Sädekuja 1, 00750 HELSINKI). Mikäli asiakassuhteeseen liittyvät taloudelliset velvoitteet on hoidettu puolin ja toisin, pyyntö asiakastietojen poistamisesta tai asiakastilin sulkeminen verkkopalvelussa päättää asiakassuhteen viimeistään 14 päivän kuluessa pyynnön saapumisesta tai asiakastilin sulkemisesta tai, kun taloudelliset velvoitteet puolin ja toisin on hoidettu. Asiakastiedot poistetaan asiakasrekisteristä asiakkuuden päättyessä edellä mainitulla tavalla, paitsi siltä osin, kun asiakkaan henkilötiedon säilyttäminen perustuu lainmukaiseen velvoitteeseen (esim. Kirjanpitolaki).

Asiakassuhde päättyy ja asiakastiedot poistetaan asiakasrekisteristä, jos asiakkuus on ollut passiivisena kuusi (6) vuotta. Asiakastiedot poistetaan asiakasrekisteristä viimeistään ko. määräajan jälkeen.

Asiakassuhteeseen reagoiminen asiakkaan toimesta uudistaa asiakassuhteen ja tämä määräaika alkaa aina viimeisimmän asiakassuhteeseen liittyvän asian hoitamisesta, ellei kyseessä ole pyyntö asiakastietojen poistamisesta.

Asiakastietojen tarkistus ja korjaus

Yrityksen verkkosivuilla (www.soapbalsam.fi ) rekisteröitynyt asiakas voi milloin tahansa maksutta tarkistaa ja päivittää itseään koskevat asiakastilin tiedot kirjautumalla palveluun. Asiakas voi milloin tahansa pyytää saada tarkistaa itseään koskevat asiakasrekisterin tiedot, osoittamalla pyynnön kirjallisesti (Sädekuja 1, 00750 HELSINKI) tai sähköpostitse (info@soapbalsam.fi ) tai rekisteröityneenä käyttäjänä www.soapbalsam.fi sähköisellä yhteydenottolomakkeella Soap & Balsamille. Soap & Balsam lähettää rekisteritiedot ainoastaan asiakastiedoissa mainittuun sähköpostiin tai osoitteeseen, asiakasrekisterissä osoitetulle henkilölle. Jos tämä ei syystä tai toisesta onnistu, voidaan asiakasrekisteritiedot toissijaisesti luovuttaa myös henkilökohtaisesti Soap & Balsamin toimipisteessä (Sädekuja 1, 00750 HELSINKI), jolloin asiakkaan tulee osoittaa henkilöllisyytensä kuvallisella henkilöllisyystodistuksella.

Asiakasrekisteriin rekisteröidyillä henkilöillä on oikeus tarkastaa omat tietonsa ja korjauttaa virheet.

Pyynnön voi tehdä yhden kerran ilmaiseksi vuoden aikana. Useammin suoritetusta pyynnöstä peritään 10€:n palvelumaksu.

Soap & Balsam ei säilytä asiakasrekisteristä paperisia varmuuskopioita, joten asiakkaan muutos verkkopalvelussa rekisteröityneenä asiakkaana päivittää asiakasrekisterin reaaliaikaisesti.

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa rekisteröidyn vakinainen asuinpaikka tai työpaikka on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut (Suomessa Tietosuojavaltuutettu).